Varstvo podatkov

V skladu z obveznostjo iz nemškega zakona o zaščiti žvižgačev (HinSchG) je bila vzpostavljena digitalna notranja prijavna pisarna s sistemom za prijavo žvižgačev AdvoWhistle. AdvoWhistle je del sistema za upravljanje skladnosti.

Zaposleni, stranke, poslovni partnerji ali druge osebe, ki posredujejo informacije, lahko prek sistema AdvoWhistle varno in zaupno prijavijo domnevne kršitve zakonov in notranjih pravil. S tem naj bi spodbudili odkrivanje in preprečevanje pomembnih kršitev pravil ter preprečili znatna tveganja in škodo.

Odgovorna oseba za obdelavo osebnih podatkov v okviru razmerja med odvetnikom in stranko je: Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte PartGmbB, Große Langgasse 1A, 55116 Mainz, Nemčija, telefon +49 6131 287700, e-pošta advowhistle@bwb-law.de (v nadaljnjem besedilu: zaupanja vredni odvetniki).

Za vsebino sta odgovorna odvetnica Stephanie Kappen in odvetnik Christian Faber. Pooblaščena oseba za varstvo podatkov družbe Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte je dosegljiva na zgoraj navedenem naslovu in na datenschutz@bwb-law.de.

Odvetniki zaupanja uporabljajo programsko opremo sistema za prijavo nepravilnosti ponudnika tehničnih storitev iComply GmbH, Große Langgasse 1A, 55116 Mainz, Nemčija.

Osebni podatki in informacije, vneseni v sistem, so shranjeni v zbirki podatkov, ki jo upravlja ponudnik tehničnih storitev v podatkovnem centru s certifikatom ISO/IEC 27001. Dostop do podatkov imajo samo izrecno pooblaščeni zaupanja vredni odvetniki. Šifriranje vseh podatkov od konca do konca, večstopenjska zaščita z geslom, tehnični in organizacijski ukrepi ter redno certificiranje zagotavljajo, da ponudniki tehničnih storitev, upravljavec podatkovnega centra in druge tretje osebe nimajo dostopa do podatkov.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov, ki spadajo na področje uporabe zakona o zaščiti prijaviteljev, je zakonska obveznost v skladu s členom 6(1)(c) DSGVO v povezavi s členom 10 zakona o zaščiti prijaviteljev (HinSchG).

Pravna podlaga za obdelavo nasvetov v zvezi s kršitvami notranjih pravil je prevladujoči zakoniti interes za odkrivanje in preprečevanje pomembnih kršitev pravil ter s tem povezano preprečevanje tveganj in škode v skladu s členom 6(1)(f) DSGVO.

Uporaba portala AdvoWhistle je prostovoljna. Pri oddaji prijave AdvoWhistle zbira naslednje osebne podatke in informacije: 

Pri oddaji prijave in pošiljanju dodatkov se lahko pošljejo priponke datotek. Če je treba ohraniti anonimnost, je treba skrite osebne podatke pred pošiljanjem odstraniti. Če to ni mogoče, se lahko v digitalni obrazec poročila kopira samo besedilo iz teh datotek ali pa se izpisi teh datotek pošljejo na poštni naslov varuha človekovih pravic.

Prejete informacije prejme ozek krog izrecno pooblaščenih zaupnih svetovalcev in se vedno obravnavajo zaupno. Zaupni svetovalci preučijo dejstva v zadevi in po potrebi opravijo nadaljnjo razjasnitev dejstev v zvezi s primerom. Vsaka oseba, ki ima dostop do podatkov, je dolžna ohraniti zaupnost.

Za nadaljnjo obdelavo prejetih informacij je treba informacije redno posredovati stranki. Če je tako dogovorjeno, zaupni odvetnik pred posredovanjem informacij vedno pridobi izrecno soglasje osebe, ki jih je posredovala.

Če ima stranka sedež zunaj Evropske unije in obstajajo različni predpisi o varstvu osebnih podatkov, odvetnik zaupnik vedno zagotovi, da se pri posredovanju informacij upoštevajo ustrezne določbe zakona o varstvu podatkov.

Zaupni odvetnik načeloma ni dolžan obvestiti obdolžencev, da je prejel informacije v zvezi z njimi, saj za odvetnike velja izjema od poklicne skrivnosti iz člena 14(5)(d) uredbe o varstvu podatkov. Vsebina informacij se zbira in obdeluje v okviru razmerja s stranko. 

Osebe, katerih osebni podatki se obdelujejo (posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki), imajo pravico, da na zahtevo brezplačno prejmejo informacije o osebnih podatkih, ki se hranijo o njih, njihovem izvoru in prejemnikih ter namenu obdelave podatkov. Če vaše podatke obdelujemo na podlagi našega zakonitega interesa, imate pravico ugovarjati obdelavi, če obstajajo zakoniti razlogi, ki izhajajo iz vašega posebnega položaja (pravica do ugovora).
 
Poleg tega imajo posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, pravico do popravka netočnih osebnih podatkov, pravico do izbrisa osebnih podatkov, pravico do omejitve obdelave osebnih podatkov in pravico do prenosljivosti podatkov. 

Posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, imajo tudi pravico do pritožbe pri nadzornem organu. V ta namen se lahko posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, obrnejo na nadzorni organ v kraju svojega običajnega prebivališča ali delovnega mesta ali na zaupne svetovalce.

Dokumentacija o obvestilih in v njej vsebovani osebni podatki se običajno izbrišejo tri leta po zaključku postopka. V posameznih primerih se lahko dokumentacija hrani dlje, da se izpolnijo zahteve iz Zakona o zaščiti prijaviteljev (HinSchG) ali drugih zakonskih določb, če je to potrebno in sorazmerno. Za namene dokumentacije se hrani tudi končna ocena.